TO-DO Listen erstellen wie ein Profi - erfolgreiche Aufgabenplanung

Viele machen es falsch: Einfach alles niederschreiben, was man so zu tun hat und dann abhaken, oder? Wenn man so vorgeht läuft man Gefahr, dass sich diese vermeintliche Hilfestellung als Stress und Fortschrittbremse herausstellt. Doch genau dabei sollte eine TO-DO Liste doch helfen.

Wir haben dir hier eine Hilfestellung zur Erstellung einer guten und machbaren To-Do Liste zusammengestellt. Auch für "Profis" auf diesem Gebiet.

Inhalte:

  1. Step by Step Anleitung für To-Do Listen Erstellung
  2. NOT To-Do Liste + Vorlage zum Download
  3. Planungs-Methoden

Ausführliche Anleitung zum Erstellen einer Profi-Aufgabenliste:

Schritt 1: To-Dos in einer Liste Sammeln

Bevor man eine Aufgabenplan erstellt muss man logischerweise erst einmal die zu erledigenden Aufgaben zusammentragen. Hinsetzen, Stift zur Hand nehmen und los gehts, oder?

Natürlich kann man auch so eine Liste erstellen. Dabei besteht aber die Gefahr wichtige Dinge zu übersehen. Besser geht man strukturiert an die Sache heran. Stelle dir zum Beispiel diese Fragen während des Brainstormings.

  • Was sind meine Hauptaufgaben?

Meistens gibt es einige größere Aufgaben, welchen mehrere kleinere Aufgaben zugeordnet sind. Mach dir daher zuerst darüber Gedanken, welche Haupt To-Dos du zu erledigen hast.

  • Was sind die einzelnen Arbeitsschritte?

Bleibe über den Tag hinweg motiviert indem du große Aufgaben auf kleinere Arbeitsschritte splittest. So erledigst du gefühlt mehr Aufgaben und siehst visuell deinen guten Fortschritt anstatt auf das Abhaken einer Aufgabe stundenlang hinzuarbeiten. Außerdem vergisst du dabei keine wichtigen Schritte.

  • Gibt es Zwischenschritte? 

Es kann sein, dass bestimmte Aufgaben zusammenhängen und somit entstehen dann auch wiederum Arbeitsschritte. Diese sind zwar nicht direkt mit den übergeordneten Hauptaufgaben verbunden, werden aber dennoch benötigt, um den nächsten Schritt anzugehen. Deshalb auch diese Punkte nicht vergessen!

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Schritt 2: Zeit für Aufgaben schätzen

  • Besser planen mit Zeitschätzung

So einfach wie es klingt wird es einem dadurch auch gemacht. Durch Erstellen einer ungefähren Zeitschätzung kannst du deine Aufgaben besser ordnen und einen Zeitplan erstellen. Dadurch wird auch verhindert, dass du dir für den Zeitraum der To-Do Liste nicht zu viele Aufgaben auflädst.

  • Enddatum berechenbar

Dank einer Zeitschätzung wird es dir auch ermöglicht ein Enddatum bzw. eine Deadline festzulegen, welche dann tatsächlich erreicht werden kann. Das ist wichtig, weil man durch sehr ungenaue Zeiteinteilung eventuell wichtige folgende Termine nicht einhalten kann und dadurch die erfolgreiche Erfüllung des gesamten Zeitplanes gefährdet.

Schritt 3: Tasks sortieren, priorisieren und filtern

Da liegt nun womöglich eine lange Liste an Aufgaben vor dir. Jetzt geht es darum die wichtigsten Dinge daraus herauszufiltern und die Liste so zu sortieren und auszumisten.

  • Aufwand schätzen

Wie lange dauert es, diese Aufgabe zu erledigen?
Wie bereits erwähnt ist die Zeitschätzung für die Priorisierung und Einordnung der Aufgaben sehr wichtig. Wenn du dir dabei nicht ganz sicher bist, solltest du einen kleinen Puffer miteinberechnen. Wenn du dann trotzdem schneller sein solltest, kannst du deine nächste Aufgabe ja schon früher bearbeiten. Umgekehrt würde sich das Ganze etwas unangenehmer gestalten.


Habe ich bereits die Vorarbeit dafür erledigt und kann ich sofort damit beginnen?
Auch wenn Aufgaben auf deiner To-Do Liste stehen, heißt das noch nicht, dass du diese Aufgaben auch sofort angehen kannst. Manchmal müssen gewisse Vorarbeiten abgeschlossen sein, bevor man damit beginnen kann. Vergiss daher nicht auf diese zu achten und sie in den Aufwand miteinzuberechnen.


Benötige ich dabei Hilfe – wenn ja, wer kann mir dabei helfen?
Nicht alle Aufgaben können von dir selbst erledigt werden. Zudem kann es manchmal sogar auch gescheiter sein, jemand anderen für diese Aufgabe heranzuziehen. Es geht immer darum den schnellsten und besten Weg zu wählen. Wenn eine andere Person mehr Wissen in einem gewissen Bereich vorweist und dadurch die Aufgabe schneller und besser erledigen kann, sollte man in Betracht ziehen diese Aufgabe abzugeben.

  • Priorisieren

Wie wichtig/dringend ist dieser Task?
Das macht die Einordnung wesentlich leichter. Dabei kann die berühmte Eisenhower Matrix sehr helfen:

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Für wen ist die Erledigung wichtig/dringend?
Sofern es Personen gibt, welche bestimmten Aufgaben bereits eine Priorität zugewiesen haben, sollte diese berücksichtigt werden. Wichtig dabei ist aber, dass man nicht vergisst auf die eigenen Ziele zu achten und den eigenen Arbeitsablauf von außen nicht zu stark leiten lässt.


Gibt es eine Deadline und kann ich diese einhalten?
Es ist sicher einleuchtend, dass Aufgaben mit naheliegenden Deadlines höher priorisiert werden müssen. Mehr muss man dazu glaube ich nicht sagen.


Beeinflusst der Zeitpunkt des Abschlusses andere Aufgaben?
Es kann sein, dass ein Task abgeschlossen sein muss, bevor die Arbeit an einer bestimmten anderen Sache begonnen werden kann. Behalte diese wichtigen Dinge daher besonders im Auge und erledige sie lieber ein wenig früher.

So kannst du womöglich auftretende Kettenausfälle vermeiden.
Erstelle bei größeren Projekten auf jeden Fall eine Timeline, wenn diese nicht schon vorhanden ist.

  • Filtern

Bin ich der richtige für diese Angelegenheit?
Überlege, ob jemand anderer die Aufgabe übernehmen könnte, wenn dieser besser dafür geeignet ist. Dabei solltest du aber darauf achten, dass der dadurch entstehende Aufwand (Person suchen, Freie Zeit abklären, Einführung geben in das Thema, usw..) nicht zu groß ist.


Kann die Erledigung noch warten?
Ja? Wenn diese wichtig ist und dringend - plane diese ein.
Wenn sie nicht wichtig ist und nicht dringend - versuche die Aufgabe zu eliminieren.


Ist diese Aufgabe momentan relevant für mich und mein Projekt?
Soll ich den Task bearbeiten oder nicht? Um eine Entscheidung zu treffen, kannst du dir überlegen, ob dieser Schritt dich weiter zu deinem Ziel bringt oder nicht. Ist die Aufgabe nun nicht wichtig für das Erreichen meines Projektes/Zieles und zudem nicht sehr wichtig für andere involvierte Personen, kannst du diesen eher ausschließen oder für die Zukunft planen.

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Schritt 4: einen Zeitplan erstellen

  • Zeit blocken

Nimm dir nicht nur vor DASS du die Aufgabe erledigst, sondern bestimmte wenn möglich auch WANN und WIE LANGE du dafür brauchst. So kannst du einen Zeitraum einplanen und dir gezielter Zeit nehmen. Dadurch wirst du nicht abgelenkt und konzentrierst dich auf eine Aufgabe statt zwischen mehreren Tasks immer wieder hin und herzuspringen.

  • Limits setzen 

Enddaten sind nötig, da das Aufsetzen eines Zeitplanes / einer Timeline sonst nicht möglich ist. Plane dir aber immer einen kleinen Puffer ein, damit sich Aufgaben nicht überschneiden oder gegenseitig gefährden.

  • Schwierige Tasks zuerst erledigen

Man tendiert gerne dazu, dass man die leichten Aufgaben zuerst erledigt und die großen schwierigeren Aufgaben aufschiebt. Du solltest aber versuchen die schwierigsten Aufgaben zuerst angehen. Es kann dir helfen diese in kleinerer Aufgaben aufzuteilen und so motivierter zu bleiben.

  • Einen Zeitblock freihalten für die Erledigung der vielen kleinen Aufgaben

Kleinere Aufgaben, welche jeweils in unter 5-10 Minuten erledigt werden können, solltest du so gut es geht in einem Block erledigen. Dadurch verhinderst du, dass du während dem Bearbeiten von großen Brocken zwischendurch immer wieder durch kleine Erledigungen herausgerissen wirst.

  • Die richtige Anzahl an Tasks für eine Arbeitswoche/einen Arbeitstag

Eine gute To-Do Liste enthält genau die richtige Anzahl an Tasks. Das muss nicht heißen, dass du nur 5-10 Punkte in deiner Aufgabenliste stehen haben darfst. Es geht vielmehr darum, dass du die Liste in der geplanten Zeit abarbeiten kannst.

Die oben angeführten Punkte sollten dir dabei helfen, deine Liste filtern, priorisieren und planen zu können.

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Schritt 5: Reflektieren und Verbessern

  • Was hat gut funktioniert?

  • Was hat nicht gut funktioniert?

  • Bei welchen Punkten habe ich mich verschätzt?

  • Wo hätte ich Hilfe gebraucht?

  • Welche Punkte würde ich nun anders einordnen?

Zwei Schritte weiterdenken

  • Welche Dinge kann ich in Zukunft so gut wie möglich automatisieren oder beseitigen?
  • Denke – was kann ich heute tun, das ich morgen nicht mehr angehen muss, anstatt umgekehrt
  • Welche Aufgaben kann ich in Zukunft abgeben?

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NOT To-do-Liste 

Eine Not To-do-Liste ist auf jeden Fall einen Versuch wert! Diese alternative Herangehensweise kann mit einem neuen Blickwinkel der Arbeitsweise frischen Schwung geben. Vor allem, weil du eine Not To-do-Liste verschiedenst verwenden kannst.

Einsatzmöglichkeiten einer Not To-do-Liste

Notiere negatives, dem du keine Aufmerksamkeit schenken willst wie Gossip, aufgeben, stressen lassen, nicht selbst loben, keine Pausen machen, Schuldige suchen usw. Dadurch kannst du dich selbst motivieren und gehst achtsamer durch den Tag, indem du auch diesen Aspekten Aufmerksamkeit schenkst.

Schreibe typische Fehler auf deine Liste, die du bei den nächsten Tasks vermeiden willst und dich mithilfe der Liste noch einmal darauf hinweisen willst. Es ist dann sozusagen ein kleiner Helfer und Leitfaden.

Behalte den Fokus auf die wichtigen Dinge, indem du Dinge notierst, die dich üblicherweise ablenken oder sich als Zeitfresser herausstellten. Auf diese Weise hilft dir die Liste beim Entscheidungen treffen im Laufe des Tages, wenn du immer wieder auf diese “No-Go’s” hingewiesen wirst.

Hier kannst du unsere Not To-do-Liste Vorlage herunterladen und ausdrucken, damit du diese an deinem Arbeitsplatz zum Beispiel aufhängen kannst und diese immer im Auge hast.

Klicke auf das Bild, um die Vorlage herunterzuladen.

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Aufgabenplanungs Methoden

ALPEN Methode

Diese Planungsmethode ist etwas bekannter und wird hauptsächlich für die Erstellung von Tagesplänen verwendet.

  • Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren

In diesem ersten Schritt kannst du einfach mal alle To-dos und Termine ungefiltert notieren. Diese Liste ist dann sozusagen das Ausgangsmaterial, mit dem dann weitergearbeitet wird.

  • Länge schätzen

Nun gilt es jede Aufgabe vom Zeitaufwand her einzuschätzen. Das hilft später dabei die Aufgaben im Tagesplan sinnvoll zuzuordnen. Hilfreich kann hier auch sein sich Limits zu setzen und große Aufgaben zum Beispiel in mehrere kleinere Arbeitspakete zu teilen.

  • Pufferzeiten einplanen

Ganz wichtig! Plane nicht jede Minute des Tages mit Aufgaben ein. In der Realität gibt es Verzögerungen, Ablenkungen und viele andere Faktoren, die das Einplanen von Puffern erfordern, damit die Aufgaben auch wirklich abgeschlossen werden können.

Hier spalten sich ein wenig die Meinungen der Experten wie viel Pufferzeit einzuplanen ist. Die einen sprechen von der 50:50 Regel (50% Zeit für Puffer & 50% Zeit für Aufgaben), die anderen von der 40:60 Regel (40% Puffer & 60% Aufgaben). Schlussendlich kommt es immer darauf an, wie viel du dir selbst zutraust. Du wirst selbst durch Planung-Durchführen-Reflektieren herausfinden wie viel Puffer du einplanen musst.

  • Entscheidungen treffen

Um die Durchführbarkeit von einem Tagesplan zu gewährleisten ist es natürlich enorm wichtig die Menge der Tasks klein zu halten und Priorisierungen vorzunehmen. Die Eisenhower Matrix kann zum Beispiel dabei helfen Aufgaben auszumisten, zu delegieren und zu priorisieren.

  • Nachkontrolle

Dieser Schritt wird von vielen Leuten vernachlässigt und unterschätzt. Gute Reflexion ist der stärkste Antrieb für Wachstum und schnelle Verbesserung. Hier geht es speziell um die Nachkontrolle, ob die Zeitschätzung gut war, wie viel Puffer nötig war, ob Delegieren funktioniert hat und ob die Priorisierung gut war.

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S.M.A.R.T. - so werden Ziele perfekt definiert

Wenn ein Ziel alle 5 Bedingungen erfüllt, ist es “S.M.A.R.T.”

S - spezifisch

Ziele sollen möglichst präzise formuliert sein. Vermeide daher allgemeine unklare Definitionen.

M - messbar

Das gesetzte Ziel soll messbar sein, sobald du es erreicht hast.

A - aktivierend

Es wäre gut, wenn dein Ziel für dich erstrebenswert ist und du motiviert wirst durch die Attraktivität dieses zu erreichen.

R - realistisch

Setz dich kritisch mit deinem Ziel auseinander und erörtere, ob dieses auch wirklich erreichbar ist für dich.

T - terminiert

Lege ein Datum für dein Ziel fest.

Beispiel: Ich werde jeden Werktag um 6:00 aufstehen, damit ich mit dem ersten Bus fahren kann (spezifisch), in dem man fast immer einen Sitzplatz bekommt. Dadurch komme ich entspannter in der Arbeit an (aktivierend). Nach 30 Tagen am 30.09. (terminiert) soll das zu meiner Tagesroutine gehören. (Ziel)

Dieses Ziel ist messbar, wenn ich nach dem 30.09. diese Routine fortführe.

Das Ziel ist auch realistisch, da es möglich ist, jeden Tag um diese Zeit aufzustehen.

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1-3-5 Regel - eine einfache Aufgabenliste, die bewältigbar ist.

Wie du nun im Artikel zuvor schon gehört hast, geht es nicht darum eine möglichst lange To-do-Liste zu erstellen, sondern eine kleine und möglichst vollständig machbare. Wichtig und leider auch schwierig bei der Sache ist eben das Herausfiltern und Priorisieren von Aufgaben.

Die 1-3-5 Regel kann dir dabei helfen, nicht zu viele Aufgaben zu notieren und dabei auch noch gleich auf die Priorisierung zu achten. Diese Methode ist ganz simpel und leicht zu merken.

1 Aufgabe - die für dich wichtigste Aufgabe, welche unbedingt erledigt werden soll

3 Aufgaben - diese Tasks sind wichtiger als die restlichen

5 Aufgaben - diese To-dos sind kleine Aufgaben mit weniger Priorität

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1 3 5 methode zur Aufgaben Planung übersicht grafik von mille sanders

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